【PTA主催】はじめての「オンライン講演会」開催に向けて(前編)

福山市立中・高等学校から「びんごICT相談所」にご相談をいただきました!

福山市立福山中・高等学校PTAよりびんごICT相談所にご相談をいただきました。
学校を訪問し、相談内容のヒアリングを行いました。

会場となる福山市立福山中・高等学校
画像:会場となる福山市立福山中・高等学校

【ご相談内容】
11月開催予定の「秋の講演会」をオンライン開催するためのご相談でした。

【相談員の対応】
開催に向けた学校設備の確認や開催方法の確認、メリット・デメリットについての説明を行いました。
また、ヒアリングの中で「ウェビナー形式」での開催を検討されていることが分かりました。

相談会の様子
画像:相談会の様子

「ウェビナー形式」とは

比較的少人数での議論やセミナーを主用途とするウェブ会議システムと違い、数十人~数百人規模の参加者が集まるような講演会に向いているものです。
特徴としては、話せる人が固定されており、その人以外はマイクが使用できません。

「ウェビナー形式」のメリットとデメリット

<メリット>

  1. 参加者側はマイクを使用できないため、周辺の雑音が入りません。
  2. 「アンケート機能」を使うことができます。参加者にアンケート用紙を配布して記入してもらう方式だと集計に時間がかかりますが、アンケート機能を活用すれば、その場でアンケートデータが得られます。
  3. コスト削減が可能です。会場集合型の場合は会場を借りる費用がかかる他、規模によっては会場案内役や警備、交通整理員といった人件費もかかります。
    ウェビナー形式の場合は、会議室などを会場にして実施できるため、経費が削減できます。

<デメリット>

  1. 直接会話することが出来ません。
    ※チャット機能があります。質問等があればチャット入力していただくことで、主催者側が内容を拾い上げ、講演者とコミュニケーションをとることが可能です。
  2. 講演会の途中で主催者側の回線が切れてしまい、配信ができなくなるというケースも考えられます。
    こうしたトラブルが起きると、講演内容が良くても、参加者に不信感を与えてしまうことも考えられます。
    ※代替え主催者を用意しておくことで、トラブルの際は切り替える事も可能です。
  3. 参加者側に視聴可能環境が整っていない場合は参加ができません。

当日までに「アカウントの取得とWEBカメラ・インターネット回線の準備」が必要であることをお伝えしました。
特にインターネット回線は不安定だと音声や映像が遅延してしまい講演会に影響が出てしまうため、事前確認を提案し、同じ曜日の同じ時間帯でテストを行うことにしました。

さいごに
次回(中編)は開催に向けた事前テストの活動内容を報告します。

コロナ禍で実施できていない講演会や会議がある方は、オンライン会議ソリューションを活用した開催について是非ご参考にしていただけると幸いです。

中編
2021.10.29

【PTA主催】はじめての「オンライン講演会」開催に向けて(中編)

びんごICT相談所に相談いただいた学校を訪問し、オンライン講演会開催に向けた事前テストを行ってきました…(中編はこちら)

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